ثبت چندباره اطلاعات
اطلاعات مشتری از فرم سایت گرفته میشود، دوباره در فایل اکسل وارد میشود و بعد شخص دیگری همان اطلاعات را در CRM ثبت میکند.
کارهای تکراری کمتر، پاسخگویی سریعتر، پیگیری دقیقتر و مدیریتی که برای تصمیمگیری به اطلاعات واقعی دسترسی دارد.
در n8ni فرایندهای فعلی کسبوکار شما را بررسی میکنیم تا مشخص شود کدام بخشها واقعاً ظرفیت هوشمندسازی با هوش مصنوعی را دارند؛ سپس راهکاری متناسب با فرایند، تیم و اهداف کسبوکار شما طراحی و پیادهسازی میشود.
هدف این است که بخشی از کارهایی که امروز زمان، هزینه و انرژی تیم شما را میگیرند، سریعتر، دقیقتر و هوشمندتر انجام شوند.
در بسیاری از کسبوکارها، بخش زیادی از زمان تیم صرف کارهایی میشود که ارزش واقعی ایجاد نمیکنند؛ اما چون سالها به همین شکل انجام شدهاند، به بخشی از روند روزانه تبدیل شدهاند.
اطلاعات مشتری از فرم سایت گرفته میشود، دوباره در فایل اکسل وارد میشود و بعد شخص دیگری همان اطلاعات را در CRM ثبت میکند.
مشتری علاقهمند است، اما چون پیگیری در زمان مناسب انجام نمیشود، فرصت فروش از دست میرود.
کارشناسان پشتیبانی هر روز بارها به سوالهایی پاسخ میدهند که پاسخ آنها تقریباً همیشه یکسان است.
مدیر برای تهیه یک گزارش ساده باید از چند نفر اطلاعات بگیرد و دادهها را از چند سیستم مختلف جمعآوری کند.
اطلاعات بین سایت، پیامرسان، نرمافزار فروش، CRM یا فایلهای مختلف بهصورت دستی منتقل میشود.
ارسال پیام، تغییر وضعیت، ثبت اطلاعات، ایجاد پرونده یا اطلاعرسانی بارها در طول روز بهصورت دستی انجام میشود.
بخشی از اطلاعات در واتساپ است، بخشی در سایت، بخشی در اکسل و بخشی در نرمافزار داخلی.
گاهی یک فرایند فقط به این دلیل انجام میشود که یک نفر میداند باید چه کار کند؛ اگر آن فرد نباشد، کار متوقف میشود.
هوشمندسازی کسبوکار قرار نیست مجموعه شما را پیچیدهتر کند.
برعکس، هدف این است که کارهای غیرضروری کمتر و فرایندهای مهم سادهتر، سریعتر و قابل کنترلتر شوند.هوشمندسازی کسب و کار یعنی استفاده هدفمند از هوش مصنوعی، داده و خودکارسازی برای بهبود فرایندهایی که امروز بهصورت دستی، زمانبر یا پراکنده انجام میشوند.
در یک کسبوکار هوشمند، سیستم فقط اطلاعات ذخیره نمیکند.
میتواند اطلاعات را دریافت کند، آنها را تحلیل کند، موضوع یا اهمیت آنها را تشخیص دهد، بعضی اقدامات را انجام دهد و در زمان مناسب نیروی انسانی را وارد فرایند کند.
همه این اتفاقات بدون آنکه کاربر مجبور باشد بداند پشت سیستم از چه فناوریهایی استفاده شده است.

اطلاعات، درخواست یا رویداد وارد سیستم میشود.
داده بررسی میشود و موضوع، اهمیت یا مفهوم آن تشخیص داده میشود.
سیستم مشخص میکند چه کاری باید انجام شود و آیا نیروی انسانی نیاز است یا نه.
اقدام لازم اجرا، ثبت یا برای فرد مرتبط ارسال میشود.
هوشمندسازی میتواند در بخشهای مختلف کسبوکار اجرا شود؛ اما نقطه شروع باید جایی باشد که یک مسئله واقعی، اتلاف زمان یا فرایند تکراری وجود دارد.
اجازه ندهید مشتری بالقوه بهدلیل یک پیگیری فراموششده از دست برود.
راهکارهای هوشمند فروش میتوانند در دریافت و ثبت اطلاعات مشتری، دستهبندی سرنخها، اولویتبندی درخواستها، یادآوری پیگیری، ثبت سوابق گفتگو و آمادهسازی اطلاعات موردنیاز تیم فروش کمک کنند.
کارشناس فروش بهجای صرف زمان برای انتقال اطلاعات و کارهای اداری، میتواند تمرکز بیشتری روی مذاکره و ارتباط با مشتری داشته باشد.
بخش قابل توجهی از سوالات مشتریان معمولاً تکراری هستند.
یک سیستم پشتیبانی هوشمند میتواند درخواست مشتری را بررسی کند، پاسخ مناسب را از اطلاعات کسبوکار پیدا کند، اطلاعات لازم را از کاربر دریافت کند و در موارد پیچیده، درخواست را همراه با اطلاعات کامل به کارشناس منتقل کند.
هدف حذف ارتباط انسانی نیست. هدف این است که نیروی انسانی زمانی وارد فرایند شود که واقعاً به حضور او نیاز است.
برای فهمیدن وضعیت کسبوکار نباید مجبور باشید از چند نفر گزارش بخواهید.
اطلاعات موجود در سیستمهای مختلف میتوانند جمعآوری و به گزارشهای ساده و قابل فهم تبدیل شوند.
مدیر میتواند سریعتر متوجه وضعیت فروش، درخواستها، سفارشها، عملکرد تیم یا اتفاقات مهم شود. حتی میتوان برای بعضی شرایط هشدار تعریف کرد تا مسئله قبل از تبدیل شدن به یک مشکل جدی دیده شود.
بخش زیادی از اتلاف زمان در سازمانها مربوط به کارهای کوچک اما پرتکرار است.
ثبت و انتقال اطلاعات، تغییر وضعیت سفارش، ارسال اطلاعرسانی، ایجاد پرونده، دستهبندی درخواست، ارجاع کار و هماهنگی بین سیستمها نمونههایی از فرایندهایی هستند که میتوان بخش زیادی از آنها را خودکار کرد.
هوش مصنوعی میتواند به تیم بازاریابی برای تحلیل اطلاعات، دستهبندی مخاطبان و شخصیسازی ارتباط کمک کند.
هوش مصنوعی میتواند به تیم بازاریابی برای تحلیل اطلاعات، دستهبندی مخاطبان، شخصیسازی پیامها، آمادهسازی محتوا و مدیریت بعضی بخشهای کمپین کمک کند.
اما هدف صرفاً تولید انبوه محتوا نیست. راهکار باید براساس برند، مخاطب، دادههای موجود و مسیر واقعی بازاریابی کسبوکار طراحی شود.
جمعآوری اطلاعات، بررسی اولیه درخواستها، آمادهسازی اسناد، پاسخ به سوالات داخلی، دستهبندی رزومهها یا انجام فعالیتهای تکراری اداری میتوانند تا حد زیادی سادهتر شوند.
هوشمندسازی این بخشها کمک میکند اعضای تیم زمان کمتری صرف جستجو، انتقال اطلاعات و کارهای تکراری کنند.
هر چیزی که قابلیت خودکارسازی دارد، الزاماً نباید خودکار شود.
قبل از اجرای یک پروژه باید چند سؤال مهم پاسخ داده شود:
اگر کاری هر روز چندین بار انجام میشود، حتی صرفهجویی چند دقیقهای میتواند در طول ماه ارزش قابل توجهی ایجاد کند.
بعضی کارها ساده هستند، اما مجموع آنها ساعتهای زیادی از زمان تیم را مصرف میکند.
گاهی هوشمندسازی فقط برای سرعت نیست؛ کاهش اشتباه انسانی میتواند ارزش مهمتری داشته باشد.
اثر واقعی باید در فروش، هزینه، زمان، رضایت مشتری یا ظرفیت تیم قابل مشاهده باشد.
به همین دلیل در n8ni قبل از طراحی راهکار، ابتدا فرایندهای کسبوکار را بررسی و فرصتها را اولویتبندی میکنیم.
بهترین نقطه شروع معمولاً فرایندی است که هم اثر قابل توجهی دارد و هم بدون ایجاد تغییرات گسترده قابل بهبود است.تفاوت هوشمندسازی زمانی بهتر دیده میشود که یک فرایند واقعی را قبل و بعد از اجرا کنار هم قرار دهیم.
راهکار نهایی براساس فرایند واقعی مجموعه طراحی میشود؛ نه براساس یک ابزار یا محصول از پیش آماده.
سیستمی برای دسترسی سریع کارکنان یا مدیران به اطلاعات، اسناد، دستورالعملها و پاسخ سوالهای داخلی مجموعه.
ثبت سرنخها، یادآوری پیگیری، دستهبندی مشتری و انتقال اطلاعات به تیم فروش.
پاسخ به درخواستهای پرتکرار، دریافت اطلاعات مشتری و ارجاع موارد خاص به کارشناس.
جمعآوری اطلاعات از منابع مختلف و تبدیل آنها به گزارشهای ساده و قابل استفاده برای مدیر.
خواندن، دستهبندی، استخراج و انتقال اطلاعات از فرمها، فایلها، پیامها، اسناد و منابع مختلف.
هماهنگی بین سایت، CRM، فروشگاه، سیستم پشتیبانی و سایر ابزارهای موجود در کسبوکار.
در برخی سناریوها میتوان سیستمهایی طراحی کرد که فقط پاسخ تولید نمیکنند، بلکه براساس قوانین مشخص چند مرحله از یک فرایند را نیز انجام میدهند.
یکی از نگرانیهای رایج کسبوکارها این است که برای استفاده از هوش مصنوعی باید تمام نرمافزارها و سیستمهای فعلی خود را کنار بگذارند.
در بسیاری از پروژهها چنین کاری لازم نیست.
ابتدا بررسی میشود که از زیرساخت فعلی چه چیزهایی قابل استفاده است و راهکار جدید چگونه میتواند در کنار سیستمهای موجود قرار بگیرد.
ممکن است سایت، CRM، فروشگاه اینترنتی، پنل داخلی، پیامرسان، سیستم حسابداری یا ابزارهای دیگر شما همچنان بخشی از فرایند باقی بمانند.
هوشمندسازی یک پروژه ناگهانی نیست؛ از شناخت فرایند شروع میشود، در مقیاس کنترلشده آزمایش میشود و براساس نتیجه توسعه پیدا میکند.
ابتدا فرایند فعلی، افراد درگیر، ابزارهای مورد استفاده و مشکلات موجود بررسی میشوند.
مشخص میکنیم کدام فعالیتها بیشترین زمان، هزینه یا خطا را ایجاد میکنند.
همه ایدهها ارزش یکسانی ندارند. ابتدا فرصتهایی انتخاب میشوند که نسبت مناسبی بین ارزش ایجادشده و پیچیدگی اجرا داشته باشند.
مسیر اجرای فرایند، نحوه استفاده از هوش مصنوعی، ارتباط با سیستمهای موجود و نقاط کنترل انسانی مشخص میشود.
راهکار در مقیاس کنترلشده اجرا و آزمایش میشود تا قبل از توسعه گسترده، رفتار واقعی آن مشخص شود.
سرعت انجام کار، زمان صرفشده، تعداد مراحل دستی و سایر شاخصهای مهم قبل و بعد از اجرا مقایسه میشوند.
در صورت موفق بودن مرحله اولیه، سیستم میتواند به فرایندها و بخشهای دیگر کسبوکار توسعه پیدا کند.
برای هوشمندسازی کسبوکار نمیتوان یک قیمت ثابت برای همه پروژهها تعیین کرد.
ممکن است یک کسبوکار فقط به بهبود یک فرایند ساده نیاز داشته باشد، در حالی که پروژه دیگری شامل چند واحد، چند نرمافزار و حجم زیادی از اطلاعات باشد.
هزینه نهایی معمولاً به عواملی مانند این موارد بستگی دارد:
به همین دلیل قبل از اعلام هزینه، ابتدا مسئله و ساختار فعلی کسبوکار بررسی میشود.
پاسخ کوتاه و شفاف به سوالاتی که معمولاً قبل از شروع یک پروژه هوشمندسازی مطرح میشوند.
هوشمندسازی کسبوکار به استفاده هدفمند از هوش مصنوعی، داده و خودکارسازی برای بهبود فرایندهای فروش، پشتیبانی، مدیریت، عملیات و سایر فعالیتهای سازمان گفته میشود.
هدف آن کاهش فعالیتهای تکراری، افزایش سرعت و استفاده بهتر از اطلاعات موجود است.
پاسخ دقیق به نوع کسبوکار و فرایندهای شما بستگی دارد.
هوش مصنوعی میتواند در پردازش اطلاعات، پاسخگویی، تحلیل داده، دستهبندی درخواستها، آمادهسازی گزارش، پیگیری مشتری و اجرای بخشی از فرایندهای روزمره کمک کند.
فروشگاههای اینترنتی، شرکتهای خدماتی، تیمهای فروش، مجموعههای آموزشی، استارتاپها، کسبوکارهای B2B، مجموعههای نوبتمحور و بسیاری از سازمانهایی که فرایندهای تکراری یا حجم بالایی از اطلاعات دارند میتوانند از هوشمندسازی استفاده کنند.
بله.
هوشمندسازی الزاماً به معنی اجرای یک پروژه بزرگ سازمانی نیست.
حتی یک کسبوکار کوچک میتواند از یک فرایند مشخص مانند پاسخگویی، پیگیری مشتری یا پردازش اطلاعات شروع کند.
نه همیشه.
در بسیاری از موارد میتوان راهکار جدید را با بخشی از زیرساخت و نرمافزارهای فعلی کسبوکار هماهنگ کرد.
این موضوع در مرحله بررسی اولیه مشخص میشود.
اتوماسیون معمولاً یک فرایند مشخص و از پیش تعیینشده را بهصورت خودکار اجرا میکند.
در هوشمندسازی میتوان از هوش مصنوعی برای درک محتوا، تحلیل اطلاعات، دستهبندی، تولید پاسخ یا تصمیمیار نیز استفاده کرد.
در بسیاری از پروژهها ترکیبی از هر دو روش استفاده میشود.
هدف اصلی هوشمندسازی الزاماً حذف نیروی انسانی نیست.
در بسیاری از پروژهها هدف این است که کارهای تکراری و کمارزش کمتر شوند تا نیروها زمان بیشتری برای فروش، ارتباط با مشتری، تصمیمگیری و فعالیتهای تخصصی داشته باشند.
زمان اجرا به پیچیدگی پروژه بستگی دارد.
یک فرایند مشخص ممکن است بسیار سریعتر از یک پروژه شامل چند واحد و چند سیستم مختلف قابل پیادهسازی باشد.
پس از بررسی اولیه میتوان زمانبندی دقیقتری ارائه کرد.
هزینه براساس پیچیدگی فرایند، تعداد سیستمهای درگیر، حجم اطلاعات، قابلیتهای موردنیاز و سطح توسعه تعیین میشود.
به همین دلیل قبل از ارائه قیمت، بهتر است نیاز واقعی کسبوکار بررسی شود.
بهترین نقطه شروع معمولاً فرایندی است که تکرار زیادی دارد، زمان قابل توجهی از تیم میگیرد و بهبود آن اثر مشخصی بر هزینه، سرعت، فروش یا تجربه مشتری ایجاد میکند.
خیر.
کافی است فرایند فعلی، مشکلات و هدف موردنظر خود را توضیح دهید.
انتخاب معماری و تکنولوژی مناسب بخشی از فرایند طراحی راهکار است.
ممکن است بهترین فرصت شما در فروش باشد.
ممکن است تیم پشتیبانی زمان زیادی روی سوالات تکراری صرف کند.
شاید مدیران برای تهیه گزارش اطلاعات را از چند منبع مختلف جمعآوری کنند.
یا شاید تعداد زیادی کار کوچک و روزمره وجود داشته باشد که هر کدام فقط چند دقیقه زمان میگیرند، اما در مجموع ساعتها از زمان تیم را مصرف میکنند.
قبل از اجرای هر پروژه، این فرصتها را بررسی میکنیم و مشخص میکنیم شروع از کدام بخش منطقیتر است.
درخواست بررسی کسبوکارفرم مشاور هوشمند فعلاً فعال نیست. برای بررسی کسبوکار، از تماس یا واتساپ استفاده کنید.
تماس برای بررسی پروژه ارسال پیام در واتساپ